1. 先把药材名称与实际原料对应起来
不同目录可能使用百部、Bai Bu、Stemona root、Stemonae Radix 或 Radix Stemonae。比较供应商前，应先明确自己采购标准中的植物学名、使用部位和用途；同样写“百部”，不代表两份报价的原料完全相同。
如果已经采购过这类原料，建议提供现行规格。照片可以辅助说明外观和形态，不能单凭照片确认植物基原。
2. 明确形态和验收条件
说明要干制整根、切制原料还是其他处理形态。如果加工过程对尺寸、分选、杂质等有要求，应把对应的检查方法和验收限度写清楚。
向供应方确认哪些形态确实能够提供。能供应干根，并不自动代表已有粉末、提取物或成品制剂的供货能力。
3. 检查资料是否对应拟采购批次
把采购方和目的市场要求的检测项目、方法发给供应商。根据自己的标准，可能需要核对身份、水分、残留、金属或微生物等项目。这是一份待确认的检查清单，不表示我们的原料已经完成所有这些检测。
查看 COA 或检测报告时，应核对原料名称、批次编号、取样日期、方法与结果，并确认对应的是正在评估的货物。通用报告或其他批次的报告，不能直接证明当前批次的状况。
4. 确认样品与后续大货的关系
寄样前确认形态、数量、费用、收件地址和预计寄出时间，也要询问样品代表哪个拟供批次；如果后续换批，是否需要重新确认。
保留验收要求和样品评估结果。转为正式订单时，用双方确认的规格与批次信息进行比较，避免只凭“和上次一样”判断。
5. 在相同条件下比较报价
先确认原料、处理形态和数量一致，再比较价格。把净装量、内衬或防潮要求、标签内容和交货地点写进需求。
接受报价前，确认价格包含什么、付款方式、交货安排，以及目的地所需文件由谁负责。单价不同，可能来自原料形态、包装或交付范围不同。
6. 整理成一份采购需求
把已经明确的条件放在同一份咨询中。不必等所有细节都确定才联系，清楚列出仍需确认的问题，也能帮助供应方给出准确回复。
- 药材名称、基原要求、使用部位和形态。
- 用途、销售地区与预计数量。
- 验收标准和希望查看的资料。
- 样品需求、包装要求与到货时间。